お客様は日本の会社で、カナダとアメリカの複数の企業を買収しました。当時それらの現地企業はブックキーパーを雇っていましたが、ブックキーピングは非常に煩雑でグループ会社間での統一性に欠けていたため、なかなか正確な全体像が見えませんでした。

そこで行ったのが、会計システムの一新。古いシステムから新しいクラウドでの会計システムに切り替えたところ、全員がいつでも同じCompany fileにアクセスでき、透明性が増しました。

また統一された勘定科目を使い、receivableやpayableの入力をより機械的にすることで、間違ったジャーナルエントリーが減りました。それに加え、こちらからも最新のデータにアクセスできることで、月次レポートや外部の監査法人への資料作成がより早く作成できるようになりました。また日本の本社からのアクセスも可能になったことで、ファイル送付などの時間の短縮ができました。クラウド化することで、パスワード入力の回数が増え、セキュリティ強化にもつながりました。

何十年もBCでビジネスをされている個人事業主のお客様に、ブックキーピングシステムを導入しました。それまでずっと奥さんが顧客にWordで作成した請求書を送って売り上げの入金をしていましたが、経費の計上はまったく手がつけられていませんでした。

銀行からのステートメントのreconciliationや、経費の請求書の入力も一切できていませんでした。そのため一年に一度のタックスリターンをしない限り、自分のビジネスの利益がいくらあるのか把握できずにいました。売り上げだけしか見ないので、自分のビジネスがとてもうまくいっているように錯覚してしまい、費用の予算管理ができず結局赤字になるという事態に陥っていました。

そこでオンラインでのブックキーピングを勧めて導入しました。オンラインにすることによってブックキーピング初心者の奥さんが入力したデータが正しいかどうかチェックできるのと、ブックキーピングの進み具合が把握できるからです。初心者の方が使いやすいように勘定科目をなるべくシンプルにして、顧客への請求書の作成のしかた、経費の入力方法などのトレーニングを行いました。

その結果ビジネスオーナーは毎月の利益を確認することが可能になり、机の上に積み重ねられた書類を見てため息をつくこともなくなりました。また顧客の支払いがどのくらい遅れているのか、いつ催促の電話を入れればいいのかが一目でわかるようになりました。自分のビジネスの状況をより正確に把握することによって、新しい機械をいつ買ったらいいのか、新しい雇用をいつ増やしたらいいのかなどが、わかりやすくなりました。